PARINGIN, RB – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DISPERSIP) Kabupaten Balangan menghadirkan inovasi Gema Sadar Selamatkan Arsip (GASAK Arsip) untuk mendorong pengelolaan arsip yang lebih tertib, aman, dan berkelanjutan di lingkungan perangkat daerah.
Inovasi ini dirancang agar arsip tidak sekadar disimpan, tetapi juga diidentifikasi, ditata, dicatat, dipelihara, dan ditentukan masa simpannya sesuai ketentuan.
Dengan begitu, dokumen mudah ditemukan dan terlindungi dari risiko rusak atau hilang. Penyelamatan arsip, menurut DISPERSIP, tidak berarti menyimpan semua dokumen tanpa batas waktu.
Arsip yang masih bernilai guna administratif, hukum, maupun sejarah harus dijaga, sementara arsip yang masa retensinya habis dapat disusutkan melalui prosedur yang berlaku.
Kepala Bidang Perlindungan dan Penyelamatan Arsip DISPERSIP Balangan, Candra Saputra Ganie, mengatakan pihaknya telah mendata arsip foto milik Bagian Humas Sekretariat Daerah Kabupaten Balangan dalam daftar arsip foto alih media.
“Dari hasil pendataan, jumlah arsip foto yang sudah kami catat mencapai 661 berkas. Semuanya kami data per berkas, lengkap dengan kode klasifikasi, nomor arsip, jenis arsip, tahun, jumlah boks, nomor boks, dan jumlah berkas,” ujar Candra saat diwawancarai, Rabu (21/10/2026).
Candra menjelaskan, arsip yang didata merekam beragam peristiwa daerah dari berbagai tahun. Ia mencontohkan arsip foto peringatan acara tabur bunga di Taman Makam Pahlawan yang dihadiri camat, kapolsek, danramil, serta ibu-ibu Persit dan Bhayangkari pada 1997.
Arsip tersebut tersimpan dalam satu berkas di boks nomor 5. Contoh lainnya adalah himpunan foto penghargaan hasil pengawasan internal tahun 2022 oleh DISPERSIP Balangan, yang diserahkan pada 17 Agustus 2022. Penghargaan itu dikategorikan berdasarkan nilai kurang, cukup, baik, dan sangat baik.
“Untuk arsip ini ada empat berkas, juga di boks nomor 5,” kata Candra.
Menurut Candra, setiap arsip dalam daftar tersebut juga diberi klasifikasi keamanan. Kedua arsip contoh tadi masuk kategori biasa atau terbuka, sehingga dapat dimanfaatkan sebagai rujukan.
“Pencatatan tahun dan nomor boks ini penting supaya asal-usul dan konteks kesejarahan arsip jelas, dan petugas tidak kesulitan menelusurinya saat dibutuhkan. Digitalisasi juga kami lakukan agar rekaman sejarah daerah tidak hilang, rusak, atau terlupakan seiring perkembangan zaman,” ujarnya.
Arsip yang terkelola baik diharapkan menjadi rujukan bagi pemerintah, peneliti, pelajar, dan masyarakat yang ingin menelusuri sejarah Balangan.Melalui GASAK Arsip, DISPERSIP berupaya membangun budaya tertib arsip sekaligus menjaga bukti perjalanan pemerintahan dan identitas daerah agar tetap tersedia bagi generasi berikutnya. (SA)