PARINGIN, RB – Kecamatan Paringin, Kabupaten Balangan, memulai langkah baru dalam transformasi tata kelola administrasi keuangan dengan membentuk Tim Efektif Inovasi TEBAS (Tertib Berkas SPJ).
Inovasi ini menghadirkan pendekatan baru dalam pengelolaan dokumen Surat Pertanggungjawaban (SPJ) melalui sistem digital berbasis layanan gratis yang mudah diterapkan tanpa memerlukan aplikasi khusus maupun anggaran pengadaan sistem informasi.
Pembentukan Tim Efektif yang dipimpin langsung oleh Sekretaris Kecamatan Paringin, Megawati, menjadi titik awal implementasi inovasi yang lahir dari kebutuhan nyata di lapangan.
Selama ini, pengelolaan SPJ masih mengandalkan arsip fisik sehingga pencarian dokumen sering memerlukan waktu lama serta berisiko mengalami kehilangan, kerusakan, maupun tercecer ketika dibutuhkan dalam pemeriksaan atau penyusunan laporan.
Berbeda dengan metode sebelumnya, Inovasi TEBAS mengintegrasikan Google Form, Google Drive, dan Google Spreadsheet menjadi satu alur kerja digital yang sederhana namun efektif.
Setiap dokumen SPJ diunggah melalui Google Form, tersimpan otomatis di Google Drive, kemudian direkap secara real time di Google Spreadsheet yang dilengkapi tautan langsung menuju dokumen.
Dengan sistem ini, pencarian arsip tidak lagi dilakukan dengan membuka tumpukan berkas fisik, tetapi cukup melalui satu lembar data digital yang dapat diakses dalam hitungan detik.
Dalam arahannya, Sekretaris Kecamatan Paringin, Megawati, menyampaikan bahwa inovasi tidak selalu harus diwujudkan melalui aplikasi yang rumit dan berbiaya tinggi. Menurutnya, pemanfaatan teknologi yang sudah tersedia secara optimal mampu menghasilkan perubahan nyata dalam meningkatkan kualitas tata kelola pemerintahan.
“Melalui Inovasi TEBAS, kami ingin membangun budaya kerja yang lebih cepat, tertib, dan akuntabel. Dengan memanfaatkan platform digital yang mudah diakses, seluruh dokumen SPJ dapat terdokumentasi dengan baik, aman, dan mudah ditemukan kapan pun dibutuhkan,” ujar Megawati, beberapa waktu lalu.
Sebagai bagian dari implementasi, satu orang staf dari setiap bidang, subbagian, dan kelurahan ditunjuk sebagai Admin Inovasi TEBAS. Para admin bertugas mengunggah dokumen SPJ melalui Google Form yang telah disediakan dan dibagikan melalui grup WhatsApp Inovasi TEBAS sehingga seluruh proses digitalisasi berjalan secara seragam dan terintegrasi.
Kebaruan lain dari Inovasi TEBAS adalah adanya pembagian peran yang jelas melalui Tim Efektif serta standarisasi proses pengarsipan digital pada seluruh unit kerja. Dengan demikian, pengelolaan dokumen tidak lagi bergantung pada individu tertentu, tetapi menjadi sistem kerja bersama yang terdokumentasi dan berkelanjutan.
Implementasi inovasi ini memberikan dampak nyata berupa percepatan pencarian dokumen, pengurangan penggunaan arsip fisik, peningkatan keamanan penyimpanan data, serta kemudahan dalam penyediaan dokumen saat audit maupun monitoring.
Selain meningkatkan efisiensi kerja aparatur, TEBAS juga mendukung terwujudnya tata kelola administrasi keuangan yang lebih transparan, akuntabel, dan adaptif terhadap perkembangan teknologi informasi.
Pembentukan Tim Efektif menjadi tonggak awal pengembangan Inovasi TEBAS di Kecamatan Paringin. Ke depan, inovasi ini diharapkan dapat terus disempurnakan dan menjadi praktik baik yang dapat direplikasi oleh perangkat daerah lainnya dalam mendukung transformasi digital pemerintahan serta peningkatan kualitas pelayanan publik. (SA)